创新档案管理规范档案影像成效显著

2017-05-18 13:02:41 向日葵保险网

[导读]:在社保全民覆盖、政府简政放权的背景下,以信息化推动社保业务档案高效精准化管理,已是社保经办机构的必然选项。

  近年来,在社保全民覆盖、政府简政放权的背景下,以信息化推动社保业务档案高效精准化管理,已是社保经办机构的必然选项。江门市社保局积极探索社保业务、档案一体化信息管理模式,实现社会保险经办业务数据流与档案影像的无缝链接,改变以往业务档案手工管理的现状,推动社保业务档案管理精准化,使社保档案管理信息化迈入“新常态”。

  一、健全组织架构奠定档案规范化管理基础。2010年7月,我市首个单独设置档案管理科,通过专门科室和工作人员对社保档案进行专责管理。随之,全市三区四市社保局相继成立社保业务档案管理股室机构,配置专职档案员,各业务科(股)室配备兼职档案员,严格按照“谁经办、谁收集、谁整理、谁归档、谁负责”的档案管理原则,明确了统一管理标准、强化绩效考评为抓手,提升全市社保经办机构业务档案管理规范化水平。

  二、创新思路以信息化为基础实现档案管理高效规范。以往,我市社保档案资料以纸质档案为主,由窗口工作人员完成业务办理后手工分类归档,耗时多,效率低。从2011年起,市社保局建立档案管理系统,通过信息系统推进社会保险业务档案信息化管理,提升档案数字化、信息化建设水平。实现档案影像信息化管理后,将业务材料收集整理和立卷归档工作融入业务经办各个环节,实现档案整理和业务“同生同结”,彻底改变业务与档案“两张皮”现象,从立卷管理实现业务档案同步信息化,归档管理实现信息数据对比规范化。一是立卷管理信息化。档案管理系统分类功能镶入社保业务信息系统,使档案信息与业务信息无缝对接。窗口经办人员在办理业务后,业务系统自动提示处理该项业务的档案信息输入,输入后,档案管理系统自动将业务档案进行分类,从而有效降低业务档案手工分类的误差率。工作人员在汇总移交纸质档案时,系统会自动读取本批次移交档案卷内目录所需的信息数据,自动生成每卷档案的卷内目录等信息,彻底改变过去档案整理、归档由工作人员将纸质档案材料手工分类预立卷后,逐条输入卷内目录内容的“手工模式”,极大提高了工作效率。二是归档管理规范化。目前,我市社保档案管理功能嵌入到社保业务系统,能实时了解各类业务档案的处理与移交情况,设置纸质档案实体与业务系统生成移交档案资料信息系统的双重审核,实现档案管理与业务办理相互监督。移交档案时保证各类业务档案签章齐全、主副件明确、页码准确、卷内文件排列合理;卷内目录、封面填写规范;备考表填写完整;案卷标题拟写概括准确;档案盒背脊、封面填写规范。同时,业务部门和档案部门负责人通过业务档案管理信息掌握各岗位工作量,对人员进行合理调配,使业务经办更加规范化、管理更加精细化、岗位职责更加明晰化。

  三、突破以影像化为载体实现档案服务便捷安全新亮点。按照社会保险业务档案“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的服务管理要求,我局积极推动业务档案数字化、影像化,围绕“增量电子化,存量数字化”的社会保险业务档案影像化要求,在存量档案实行影像化扫描加工,在增量档案实行电子影像查询。主要从两个方面创新档案规范管理,一是加强社保业务档案影像化规范管理。从2013年开始,全市建立了社保业务档案影像化管理系统,将社保业务经办中形成的纸质档案资料,通过计算机进行电子扫描技术转换成数字影像资料永久保存,并通过信息化手段进行智能化管理和调出查阅,极大提高了工作效率,确保数据的准确性。以此同时,在全市范围内积极推进开展社保业务档案影像化扫描加工工作,实现全市范围内的社保业务档案影像化管理规范,摆脱依赖传统的纸质流转、档案资源利用率低和整体调用不便捷的业务处理模式。2013年至2016年,全市三区四市社保档案影像化扫描已超过90万件。二是创新社保业务档案利用管理服务。2014年8月,我局首次推出个人社保电子业务档案信息网上查询服务便民新举措,参保人足不出户,可通过我局的门户网站登录个人社保服务大厅后查询本人的电子社保档案,让数字档案查询服务突破了时间和空间局限,不再受窗口办理业务的限制,极大地方便参保人。目前,我局的门户网站已向社会开放17项社保电子业务档案类别查询个人档案资料。实施数字化档案网上查询业务两年多来,得到了参保人员的一致认可。截至2016年底,全市通过社保终端机和门户网站登录查询社保档案的次数约140万次,打印约68.8万次。

  随着我市社会保险业务档案资料影像化管理服务体系不断完善扩大,我局将不断创新档案管理规范,提升社保业务档案管理信息化水平,继续加大推进档案影像化进程,进一步扩大社保档案电子查询类别范围,向参保人提供更高效、更便利、更优质的档案查询服务,促进我市社保业务档案管理工作再上新台阶。
 

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